Vous êtes à la recherche d’un emploi en secrétariat ? Que vous soyez à Paris, Lyon, Toulouse ou dans toute autre région d’Île-de-France, l’intérim en secrétariat pourrait être la solution. Non seulement plus agile, cette option s’avère souvent moins coûteuse. Découvrez comment trouver la meilleure offre d’emploi, qu’il s’agisse d’un poste d’assistant administratif, d’agent d’accueil ou de secrétaire médicale. Assurez votre fonction avec efficacité et évoluez dans votre carrière bureautique.
Comprendre le rôle de la secrétaire en intérim
La secrétaire en intérim assure des missions clés dans une organisation, souvent similaire à celles d’une secrétaire permanente.
- Première interface de l’entreprise, elle accueille les visiteurs et répond à leurs demandes.
- Elle est responsable de la gestion des appels téléphoniques, à la fois entrants et sortants.
- Un autre aspect crucial de son rôle est la réception, la rédaction et la transmission des courriers et des e-mails.
- La secrétaire en intérim gère également l’agenda de ses responsables et prépare les voyages et déplacements.
Tout en fournissant ces services, elle doit faire preuve d’un excellent sens de l’organisation et maintenir une attitude positive et professionnelle.
Les compétences requises en secrétariat et bureautique
Pour exceller en tant que secrétaire intérimaire, plusieurs compétences sont essentielles :
- Compétences en informatique et bureautique : maîtrise des outils informatiques de bureautique comme Word, Excel, Powerpoint et compétences dans l’utilisation d’appareils de bureau (ordinateurs, imprimantes, téléphones).
- Qualités relationnelles : un bon relationnel est essentiel, notamment le sens de l’écoute, de l’empathie et une bonne expression orale.
- Compétences administratives et organisationnelles : capacité à gérer les appels téléphoniques, rédiger et transmettre le courrier et les e-mails, assurer le classement et l’archivage des dossiers.
- Gestion des rendez-vous : organisation et réservation de salles pour des réunions, des colloques et autres meetings.
- Rédaction de comptes rendus : prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus.
Ces compétences peuvent varier légèrement en fonction du type de secrétariat (secrétaire médicale, secrétaire comptable, secrétaire juridique…), mais elles restent indispensables pour une bonne performance en tant que secrétaire intérimaire. Vous pouvez adapter les services selon vos besoins, que ce soit en période de surcharge de travail, pendant les vacances, ou même en assurant la sécurité des communications grâce à des solutions telles que l’utilisation d’un VPN sur un smartphone professionnel.
Quelle est la différence entre une secrétaire et une assistante de direction ?
Il est judicieux de distinguer les rôles de secrétaire et d’assistante de direction. Si ces deux métiers partagent certaines tâches administratives communes, leur périmètre d’action diffère.
- La secrétaire, qu’elle soit généraliste ou spécialisée (médicale ou juridique), gère des tâches de gestion courante comme la prise de notes, l’organisation des rendez-vous, la rédaction de comptes rendus et la gestion de la correspondance. Elle peut travailler pour différents services ou personnes au sein de l’entreprise.
- L’assistante de direction, en revanche, travaille généralement en étroite collaboration avec un dirigeant ou un responsable de service. Elle a un rôle plus stratégique et peut, par exemple, être impliquée dans la préparation de documents clés, la gestion de projets spécifiques ou la coordination de l’activité d’une équipe.
Il est donc important de bien définir vos compétences et votre souhait de carrière pour opter pour le poste qui correspond le mieux à vos aspirations.
Externalisation intérim secrétariat
L’externalisation de l’intérim en secrétariat offre une option flexible pour les entreprises en quête de support administratif temporaire. Ce modèle permet de bénéficier de services professionnels sans l’engagement financier d’un employé à temps plein. De plus, il offre une solution coût efficace, vous payez uniquement pour les heures travaillées, sans avoir à gérer les frais liés à un employé permanent. Cette approche peut contribuer à rendre le PC plus sûr en optimisant les coûts liés à la sécurité informatique.
- Flexibilité: Avec l’externalisation, vous pouvez adapter les services selon vos besoins. En période de surcharge de travail ou pendant les vacances, l’intérimaire peut être une solution efficace.
- Compétences spécialisées: Les secrétaires intérimaires possèdent des compétences spécifiques et sont souvent experts dans des domaines tels que la [gestion du courrier], la [relation client] et d’autres [missions principales] du secrétariat.
- Coût efficace: Vous payez uniquement pour les heures travaillées, sans avoir à gérer les frais liés à un employé permanent, comme les congés payés, les charges sociales ou les formalités de recrutement. L’externalisation de l’intérim en secrétariat offre une option flexible pour les entreprises en quête de support administratif temporaire.
Cependant, l’externalisation nécessite une communication claire et une bonne coordination pour garantir une intégration réussie dans votre entreprise.
